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Viernes, 27 Mayo 2016 00:00

Las cuentas anuales y las fechas clave

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La presentación de las cuentas anuales, es una de las obligaciones de los administradores con mayor trascendencia para la sociedad. A estas alturas algunas empresas ya habrán convocado la Junta General para la aprobación de las mismas puesto que el plazo máximo establecido es de 6 meses desde el cierre del ejercicio.  Además, existe el plazo de un mes desde su aprobación para depositar éstas en el Registro Mercantil de su domicilio.

Fotolia 92445496 XS¿Qué son las Cuentas anuales?

Las cuentas anuales son unos estados que tienen por objeto permitir un conocimiento de la realidad económica y financiera de la empresa.
Los documentos que conforman las cuentas anuales en las pequeñas y medianas empresas son los siguientes:

  • El balance
  • La cuenta de pérdidas y ganancias
  • Estado de cambios en el patrimonio neto
  • Estado de flujos de efectivos
  • Memoria

Regulación de las Cuentas anuales en nuestro ordenamiento jurídico.

  • El Código de Comercio recoge la regulación genérica de las cuentas anuales desde su Artículo 34 hasta el 40.
  • El desarrollo de mencionadas disposiciones, se establece desde el artículo 365 al 378 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
  • De manera más específica y en atención al tipo social se encuentran reguladas en el Título VII del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital.

Plazos de presentación

En cuanto a los plazos, hay que distinguir distintos hitos:

  • Plazo de formulación de las cuentas anuales. Los Administradores de la sociedad disponen de tres meses desde el cierre del ejercicio para formular las cuentas anuales, el informe de gestión y la propuesta de aplicación del resultado. Es decir, si el ejercicio económico de la empresa se inicia el 1 de Enero y finaliza el 31 de Diciembre, los tres meses se contarán desde el 31 de Diciembre, por lo que el plazo para formular las cuentas anuales finalizará, como norma general, el día 31 de Marzo.
  • Plazo de legalización de los libros de contabilidad (Libro de inventarios, Cuentas anuales y Libro diario). Se establece un plazo máximo de 4 meses desde el cierre del ejercicio para legalizar los libros. Por tanto siguiendo el esquema del cierre del ejercicio el día 31 de Diciembre, los libros deberán estar legalizadas como máximo el día 30 de Abril del año siguiente.
  • Plazo de aprobación de las cuentas anuales. Tras la formulación de las cuentas anuales por los Administradores y la legalización de los libros contables, las Cuentas anuales deben ser aprobadas en Junta General Ordinaria. La Junta General Ordinaria, debe reunirse dentro de los 6 primeros meses de cada ejercicio, es decir, hasta el 30 de Junio. La convocatoria de la misma le corresponde a los administradores.
  • Plazo de depósito de las cuentas anuales. Una vez que las cuentas anuales han sido aprobadas por la Junta General Ordinaria, se establece el plazo de un mes para su presentación en el Registro Mercantil de su provincia (Artículo 279 LSC y Artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil). El plazo de un mes se cuenta de fecha a fecha. Teniendo en cuenta entonces que la aprobación de las Cuentas Anuales por la Junta General se hubiera realizado el último día (30 de junio) si estamos ante un ejercicio que coincide con el año natural,  las cuentas anuales deberán ser depositadas como máximo el día 30 de julio.

Incumplimiento de las obligaciones

En caso de que los administradores no cumplan con las obligaciones le legalmente establecidas para el depósito de cuentas anuales, -sin perjuicio de las consecuencias que podrían en su caso derivar del incumplimiento del deber de diligencia-, la norma tiene previstas las siguientes consecuencias:

  1. Cierre registral: No se procederá a inscribir en el Registro mercantil ningún documento  en tanto no se depositen las cuentas anuales. No se podrá inscribir por tanto ni el cambio de domicilio social, ni el aumento de capital…etc.
    Serán inscribibles los ceses o dimisiones de los administradores, así como la disolución de la sociedad y nombramiento de liquidadores. También los asientos que hayan sido ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
     
  2. Régimen Sancionador: Para el caso de que se incumpla el deber de depósito, en el plazo establecido, de las cuentas anuales en el Registro Mercantil de la provincia que corresponda, se impondrá una multa por un importe que oscila entre 1.200 y 60.000 euros por el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas).

RESUMEN PLAZOS Y OBLIGACIONES

 PLAZOS*

OBLIGACIONES

 31 DE DICIEMBRE

 Cierre del ejercicio

 31 DE MARZO

Formulación de las  Cuentas anuales por los administradores

 30 DE JUNIO

 Aprobación de las Cuentas anuales por la Junta general ordinaria

 25 DE JULIO

 Declaración del Impuesto sobre sociedades

30 DE JULIO

 Presentación de las Cuentas anuales en el Registro Mercantil

* Supuesto de cierre Cuentas Anuales con el año natural

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